Construire VOTRE Système d'Organisation personnalisé en 7 semaines (avec Outlook, OneNote, OneDrive et Teams)
En avez-vous marre ?
Marre de chercher vos documents tout le temps ?
Marre d'en avoir plein la tête ?
Marre d'avoir des to-do listes interminables ?
Marre de toujours courir après le temps ?
Marre de traiter des mails toute la journée ?
Marre de finir vos journées sans avoir fait ce qui compte vraiment pour vous ?
C'est toujours la même chose
Votre Boîte de réception Outlook déborde de messages en attente de réponses ?
Vous avez le sentiment de toujours travailler dans l’urgence et vous n’arrivez pas à faire avancer vos projets de fonds ?
Tous les soirs c’est pareil, vous quittez le bureau sans avoir pu faire ce que vous aviez prévu. Vous avez l’impression que votre tête est pleine de “choses à faire”.
Vous rentrez chez vous mais vous savez déjà que vous n’aurez pas l’esprit libre et serein pour partager de bons moments en famille…
Votre tête est encore au travail.
Vous pensez au tas d’emails “non lus” dans votre boite de réception et vous vous dites...
« Ah si seulement les journées faisaient plus de 24 heures »
Vos journées sont tellement remplies que vous avez souvent du mal à prendre du recul pour gérer vos priorités.
Vous savez que vous avez des projets de fond en attente, mais vous avez le sentiment que vous n’aurez simplement jamais le temps pour les faire avancer…
Sur le moment ce n’est pas grave.
Vous vous dites que cette semaine c’est « spécial ».
Et que la semaine prochaine vous aurez plus de temps.
Et puis la semaine prochaine arrive…
Et vous repoussez encore…
Et finalement, vous passez des semaines et des mois à décaler les projets et les actions qui auraient pu augmenter vos résultats…
Ce nouveau prospect, vous auriez dû le rappeler la semaine dernière… Ce tableau de bord, vous auriez dû le compléter en début de mois… Cette présentation PowerPoint, vous auriez dû la préparer pour la réunion marketing.
Alors vous essayez de vous motiver, vous vous lancez à fond dedans... Et puis un e-mail arrive… Vous vous dites que ça prendra juste 5 minutes… Et puis c’est reparti…
Les urgences ont repris le pas sur les projets de fond importants.
Jour après jour vous voyez les semaines défiler et votre vie avec.
Et même en famille, vous n’êtes pas vraiment avec eux…
Les heures passent et vous imaginez déjà la journée de demain…
Épuisante, stressante, pénible, comme tous les jours...
Insupportable.
Vous n’êtes plus ”stressé”…
Vous êtes épuisé.
Vous êtes au bout du rouleau à cause de cette fuite en avant constante.
Et cet épuisement a de lourdes conséquences dans votre vie :
Vous ne savez plus où donner de la tête.
Vous passez beaucoup de temps à rechercher vos documents, vos mails, et toutes les infos dont vous avez besoin pour avancer.
Vous courez sans arrêt.
Vous avez beaucoup de mal à planifier, comme si vous avanciez dans un brouillard épais en permanence.
Vous ressentez des troubles physiques, fatigue, tensions musculaires dans le cou et les épaules, mal de dos...
Vos relations souffrent de votre absence, vous avez peut-être dû faire face à une rupture ou un divorce à cause de ce déséquilibre entre votre vie personnelle et professionnelle.
Vous êtes à bout et vous peinez à trouver le repos.
Il peut même vous arriver de penser qu’il serait plus simple de tout plaquer…
Vous avez essayé sans succès différentes solutions :
Mais NON, une fois de plus, vous vous dites “Allez, je reprends les choses en main”.
Vous recherchez et testez plein d'applications de gestion de tâches,
La Méthode GTD
Vous avez peut-être tenté d'appliquer la méthode de David Alen qu'il explique dans son livre Getting things done
Les Rappels Outlook
Vous savez aussi qu’Outlook vous permet de faire plein de choses qui pourraient vous aider à organiser votre quotidien
Vous avez tâtonné :
Vous avez peut-être essayé de noter vos tâches à réaliser dans l’agenda d'Outlook... avec “rappels” pour être sûr de ne pas les oublier.
Ces “rappels” peuvent être utiles les premiers jours, mais que se passe-t-il sur le long terme ?
La fenêtre de rappel n'apparaît jamais au bon moment.
Alors vous cliquez sur “répéter”, mais elle revient quelques minutes ou quelques heures plus tard alors que vous êtes encore occupé à faire autre chose.
En plus des alertes pour l’arrivée des nouveaux emails, vous êtes sans cesse dérangé par les intrusions de cette fenêtre de “rappels” et vous n’arrivez pas à vous concentrer plus de quelques minutes d’affilée.
La liste des “rappels” s’allonge et vous avez l’impression qu’Outlook prend un malin plaisir à vous mettre sous les yeux les 32 rappels à traiter.
Pire encore...
Comme si ça ne suffisait pas, Outlook vous culpabilise en vous affichant fièrement le retard que vous avez accumulé pour chacune de vos tâches.
Au final, vous passez votre temps à “répéter” les rappels de toutes les tâches “en retard”...
Plutôt que de vous aider, vous perdez du temps à “gérer” cette liste de rappels qui vous met encore plus la tête sous l’eau.
Les listes de tâches (to-do list)
Vous avez aussi tenté de suivre vos tâches dans Outlook mais vous vous êtes vite rendu compte que la majorité d'entre elles, souvent les plus importantes passaient "dans le rouge" et que finalement, ça ne vous aidait pas beaucoup dans la gestion de votre quotidien.
Vous vous êtes même résigné à revenir à la "bonne vieille liste de tâche" écrite et réécrite sur un bloc note, une feuille de papier ou des post'It tellement les "nouveaux outils" et logiciels ne tenaient pas leurs promesses.
Et les mails...
Noyé sous le flux de plus en plus intense de mails entrants, vous avez commencé à utiliser les "petits drapeaux" pour les "envoyer" dans votre dossier "Tâches" en pensant "assurer un suivi" !
Mais là aussi, vous vous rendez compte que vous n'avez fait que déplacer le problème !
En plus d'avoir une boite de réception qui déborde, vous avez maintenant votre liste de tâches qui n'en finit plus avec plein de mails à gérer à l'intérieur !
Vous avez même tenté de les déplacer dans OneNote avec la commande "Envoyer à OneNote" en pensant que cela allait faciliter leur suivi.
Et vous permettre d'y répondre sans rien oublier… En fait, ils se sont mélangés avec vos notes qui, au fil du temps, se sont elles aussi éparpillées dans OneNote !
STOOOOOOP !
Au final, vous passez beaucoup de temps à rechercher vos infos par mots clés dans les champs de recherches…
Se souvenir des bons mots clé,
lire une liste de résultats interminable,
c'est chronophage et énergivore !!!
Ce n'est plus possible de suivre des projets de plus en plus complexes dans ces conditions !
Vous vous sentez frustré et impuissant face à cette situation !
En fait, tout ça n’est pas de votre faute…
Depuis toujours on vous met entre les mains des outils très puissants sans jamais vous avoir expliquer la BONNE façon de vous en servir.
En plus on vous fait perdre du temps avec des formations sur la gestion du temps, l'efficacité personnelle ou la gestion du stress...
Et au fond de vous, vous le savez bien.
Ce n’est qu’en construisant un système d'organisation adapté à vos besoins avec une méthode concrète “pas à pas” sans blabla, que vous pourrez venir à bout de vos problèmes d’organisation.
Un système dont les pièces sont assemblées de manière cohérente et non pas d'éléments "empilés" au fil de l'eau sans lien entre eux.
Votre voiture est un système qui vous permet de vous déplacer confortablement d'un point A à un point B
Votre cuisine est un système qui vous permet de faire de bons petits plats
Votre organisation doit s'inscrire dans un système qui vous permet d'atteindre vos objectifs.
Et ce système doit impérativement vous permettre de gérer votre information ET votre temps de manière simultanée.
Pourquoi ?
Parce que votre information est le reflet des objectifs que vous avez à atteindre.
C'est évident et pourtant, personne n'en tient compte.
Si vous stockez de l'information c'est pour la retrouver le jour où vous en aurez besoin pour progresser vers vos objectifs.
Pas d 'information = pas d'objectif…
Pas d'objectif = pas besoin d'information
Tout le stockage de votre information doit donc être structuré en fonction de l'utilisation que vous en aurez !
Pas de construction de voiture sans plan
Pas de construction de cuisine sans plan,
Pourquoi en serait-il autrement pour votre organisation ?
Pas de construction de système d'organisation sans plan !!!
C'est exactement ce que je vous propose : élaborer le plan et construire votre propre système d'organisation en respectant 5 principes fondamentaux.
Des principes simples fondés sur le bon sens.
Vous appliquez déjà le plus important dans votre cuisine sans vous en rendre compte !
Certains me disent, ça secoue, pourquoi je n'y avais pas pensé avant !
Ce plan, bien conçu vous permettra de :
Retrouver tous vos documents, fichiers informatique en moins de 5 secondes.
Pouvoir gérer vos priorités, sans rien oublier - l'esprit libre et serein.
Imaginez...
C’est le soir, vous éteignez paisiblement votre ordinateur et votre téléphone professionnel.
Alors que vos collègues travaillent encore, votre boite de réception est vide et vous savez exactement ce que vous devrez faire demain.
Vous rentrez chez vous, vos enfants vous sautent dans les bras et vous embrassez votre conjoint qui est ravi de vous retrouver.
Vous sentez le calme et la sérénité qui vous gagnent tandis que votre cerveau se relâche…
Vous êtes totalement présent avec vos proches…
Vous savez que vous n’allez rien oublier et que vos projets prioritaires avancent comme il le faut.
Vous programmez sereinement vos prochaines vacances.
Vous savez déjà que vous irez vous ressourcer dans un endroit qui vous fait plaisir.
Peut être à la montagne, à la plage, en forêt, ou tout autre lieu où vous vous sentez bien…
Le lendemain matin, vous prenez votre petit déjeuner calmement et quand vous arrivez à votre bureau, vous savez quelles sont les actions importantes du jour.
Votre vision des priorités est limpide et vos collègues se demandent comment vous faites pour être aussi efficace.
Vous êtes la personne de confiance à qui on demande conseil et à qui on confie les projets stratégiques…
Vous avez chaque jour le plaisir du travail accompli.
Ça vous a plu ?
Alors restez avec moi.
Vous allez voir que ce n’est pas qu’un rêve!
De "angoissé permanent"
à "organisé avec l'esprit libre et serein"
Thierry Compagne
Je suis de nature plutôt inquiète et angoissée, avec la crainte quasi permanente d'oublier quelque chose d'important.
Je passais aussi beaucoup de temps à rechercher les documents dont j'avais besoin.
Le classement était une véritable corvée.
Et oui, je classais en sachant d'ores et déjà que j'allais rencontrer des difficultés pour les retrouver…
Jusqu'à 35 ans, j'ai tâtonné, tester plein de trucs et lu des dizaines de bouquins sans jamais arriver à quelque chose de satisfaisant
En 1998, ma vie, c’était ça :
Je travaillais pour une entreprise dans le secteur du bâtiment. Mon quotidien consistait à conseiller des clients, pour les aider à concevoir leur projet d’agrandissement de leur maison.
Il fallait établir les plans, chiffrer les devis, assurer les réunions de chantier et faire l’interface entre les différents artisans pour que les opérations déroulent dans les meilleures conditions.
Beaucoup de RDV à planifier, beaucoup d’informations entrantes et sortantes à traiter, faire les demandes de permis de construire, défendre les projets auprès des architectes des bâtiments de France…
Bref une quantité incroyables d’informations à gérer, d’actions à mener, d’interlocuteurs à manager et parfois, je n’avais qu’une envie, c’était que tout s’arrête, j’avais l’impression d’être dans une roue infernale comme à la fête foraine ou on a qu’une envie c’est que ça s’arrête parce qu’on a le mal de mer…
Cette impression aussi d’être à la limite et de me noyer, vous savez, comme quand quelqu’un s’amuse à vous couler à la piscine…
À peine avez-vous repris votre respiration que ça y est vous êtes à nouveau projeté sous l’eau sans même avoir pu prendre une pleine respiration et sans savoir non plus le temps pendant lequel vous allez être bloqué sous l’eau.
Je rentrais tard le soir, épuisé avec qu’une envie, ne plus penser à rien !
C’était impossible.
J’avais en tête tous ces projets à suivre de front et cette angoisse permanente d’oublier quelque chose d’important.
Une modification sur un plan non communiquée à un maçon et voilà des centaines d’euros dépensés pour rien dans la modification d’une dalle ou d’un mur voire des milliers d’euros et des heures de travail pour rien.
Je ne parle pas de l’image de l’entreprise et de la mienne.
Il faut bien dire que je ne supporte pas d’être pris en défaut ou d’être responsable d’une erreur qui aurait pu être facilement évitée.
C’est ce que j’appelle les imprévus prévisibles…
Je déteste ça !
Bref, il y a bien des nuits ou je me réveillais en sursaut avec l’impossibilité de me rendormir parce que j’avais toutes ces choses à faire qui me revenaient constamment en tête.
En fait et pour tout vous dire, je ne trouvais pas ça anormal puisque je n’avais jamais vu autre chose, je me sentais plutôt bien organisé parce que je n’oubliais pas grand-chose et franchement, des imprévus prévisibles, il n’y en avait pas tant que ça !
Mais à quel prix !!!
Des heures de travail pour avancer malgré tout avec une organisation déstructurée.
C'était épuisant et stressant !
Des maux de dos à répétitions...
Était-ce une coïncidence ?
Je n’en sais rien !
En tout cas j’avais vraiment l’impression que ma santé commençait à en pâtir !
Qu’est-ce que j’entends par "organisation déstructurée" ?
Imaginez, c’est comme si tous les matins vous deviez assembler les pièces de votre voiture avant de partir travailler.
Tiens, il faut que j’aille chercher les roues au grenier, où est le volant ?
Mince, je ne sais plus où sont les rétroviseurs.
Une fois que vous avez rassemblé toutes les pièces et que vous êtes enfin prêts à partir, vous êtes obligé de vous arrêter chaque fois que vous voulez changer de direction pour mettre le clignotant parce que vous n’avez pas la commande qui vous permettrait de le faire en restant confortablement installé au volant….
Bref, c’est compliqué et très très fatigant voire bloquant !
Et ce n’est pas tout !
A la fin des années 90, les échanges se faisaient encore principalement par courrier, fax et téléphone.
Beaucoup de papier, très peu de mails.
Chacun gérait ses docs dans son armoire.
L’usage de l’informatique est monté en puissance peu à peu dans les années 2000.
Dans l’entreprise pour laquelle je travaillais, on se partageait un espace de stockage.
Et là il a commencé à se passer des choses étranges… 😉
Comme nous étions 3 à utiliser ce même ordinateur, et que chacun avait sa méthode de classement, chacun y allait de bon cœur pour créer des dossiers et faire en sorte que ses propres dossiers apparaissent le plus en haut des fenêtres.
On commençait à mettre des AAAAA devant le libellé des fichiers, et oui, l’ordre alphabétique allait forcément placer ces dossiers en tête de liste. Donc le petit jeu était de mettre le plus de AAAAAAA pour que son dossier apparaisse le plus en haut !
Bref, toutes ces façons de fonctionner n'étaient plus tenables !
J'ai fini par trouver (un peu par hasard) une solution qui fonctionne vraiment…
La Méthode SystOr360 m'a permis de construire un système d'organisation fiable et pérenne dans lequel je peux vider mon cerveau !
Ce système m'accompagne dans ma vie pro bien-sûr, et aussi dans ma vie perso. C'est "l'assistant idéal" pour retrouver l'équilibre entre les deux.
Mais avant et pendant 17 ans, j'ai évolué dans des secteurs aussi variés que le bâtiment et le textile.
J'ai ainsi acquis une connaissance du monde de l’entreprise par un cursus professionnel qui m'a conduit de la PME aux grands groupes en passant par la Grande Distribution.
Depuis 2001, je me spécialise dans les techniques d’organisation personnelle et d’équipe.
Pour compléter et enrichir mon approche pédagogique, je me aussi formé à différentes techniques de communication interpersonnelle comme la programmation neuro-linguistique et l’analyse transactionnelle.
C'est pourquoi, aujourd'hui, je peux vous conseiller et vous accompagner avec la compréhension dont vous avez besoin.
Si vous avez l’impression de partir dans tous les sens, de ne pas savoir par où commencer ni dans quel ordre faire les choses, c’est fini !
Vous pouvez désormais accéder à la plateforme de formation SystOr360 qui vous permettra de construire pas à pas votre nouveau système d'organisation.
Dans "Comment gérer son information, ses priorités et son temps" avec le Système d'Organisation SystOr360, il vous suffit de suivre les 7 ÉTAPES SIMPLES qui sont fournies et détaillées, pour construire un Système d'Organisation FIABLE et DURABLE qui VOUS correspond.
Plus besoin de courir après la dernière méthode du moment qui fait le buzz…
Plus besoin de s’emmêler les pinceaux en courant après 20 lièvres à la fois…
Vous n'avez plus jamais besoin de tâtonner "15 applications" à la fois pour savoir laquelle va marcher !
La confusion, c'est TER-MI-NÉ
Il suffit de suivre les étapes, semaine après semaine, pour construire VOTRE Système d'Organisation fiable, propre, sur lequel vous pourrez vous reposer.
Parmi les 7 étapes, les 3 premières sont consacrées à la construction de votre base d'organisation (arborescence informatique) au cours desquelles vous trouverez des vidéos tutoriels à visionner, des principes fondamentaux à appliquer sur les logiciels Outlook, OneNote et OneDrive
Pour vous aider dans la mise en pratique de ces principes fondamentaux, vous découvrirez aussi des études de cas issus de mon expérience personnelle ou de celle des SystOrisés pour :
Retrouver tous vos documents numériques ou "papier" en moins de 5 secondes
Suivre vos actions sans liste de tâches tout en allégeant votre charge mentale
En finir définitivement avec le sentiment de culpabilité causé par ces listes de taches traditionnelles (vous ne réussirez jamais à effectuer toutes les tâches que vous avez listées… et vous le savez très bien…)
Gérer vos priorités et votre temps sans effort de mémoire
Découvrir LE critère à assigner à ses actions pour définir leur ordre de priorité
Et Retrouver un esprit libre et serein !
Les 7 étapes
Etape 0 : Constat, objectifs et concept SystOr®360
Permet de découvrir les outils d’efficacité SystOr® et d’apprendre toutes les modalités et les possibilités qu’offre la méthode.
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Constat ; contexte environnement de travail actuel
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Concept SystOr ; Présentation
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Objectifs : Point sur les attentes.
Etape 1 : Création de votre nouvelle base d’organisation (Arborescence).
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Présentation de votre « mission »
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Structuration de votre activité selon la méthode SystOr
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Construction de votre base d’organisation, identification de vos objectifs, à l’aide du MindMapping (Carte Mentale ou heuristique)
Etape 2 : Implémentation de la base d’organisation (Arborescence).
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Classement des fichiers,
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Renommage des fichiers et dossiers,
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Création de nouveaux thèmes selon besoins,
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Analyse de la « profondeur » de l’arborescence.
Etape 3 : Création des Fiches Actions et de la boîte actions
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Comment suivre ses objectifs grâce aux fiches actions
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Comment avoir une vision d’ensemble et un historique
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Comment ne rien oublier et prioriser...
Etape 4 : Mise en pratique de l’agenda ;
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Les 3 erreurs à ne pas commettre dans son agenda
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Comment évaluer les temps dont on aura besoin pour atteindre ses objectifs
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Comment préparer ses journées pour les finir avec satisfaction.
Etape 5 : Traitement des infos entrantes ;
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Comment enregistrer les informations entrantes dans son système,
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Comment traiter les mails,
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Comment prendre des notes,
Etape 6 : Pilotage et maintenance du système ;
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Comment maintenir son système d’organisation en état de marche.
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Découvrir et analyser son rapport au temps,
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Comment tenir compte de ses biorythmes pour planifier ses journées
OUI, je commande SystOr360
Parcours de formation accessible 100% en ligne, sur ordinateur, tablette ou mobile
Accès en ligne immédiat à un espace membre disponible 24h/24
Parcours intégral en 7 étapes
Accompagnement complet, possibilité de poser toutes vos questions
100% satisfait ou remboursé - Garantie 60 jours
Témoignages
J’ai de nombreuses fiches actions et une gestion sur Outlook qui se passe très bien. Je m’efforce d’être rigoureuse dans la gestion des fiches. il est très rare que je ne m’occupe pas d’une fiche le jour prévu. C’est efficace ! Aujourd’hui que tout est en place, je vois les bénéfices de cette méthode. je hiérarchise beaucoup plus les priorités, et, ça me stresse moins !
Alexandra
Responsable Qualité
Merci pour ces précieuses techniques, que j'ai tout de suite mises en œuvre.
Rachid
Responsable QSE & Services Généraux
Bonjour, Juste un petit mot pour vous remercier de ces tutoriels. Grâce à ces simples changements, je me sens déjà plus en contrôle de ma gestion d'Outlook et donc, plus efficace. Dommage que je n'ai pas connu vos tutoriels plus tôt dans ma vie de gestionnaire. Un grand merci !
Nathalie
Québec - Canada